דרכי גבייה מלקוחות - יתרונות וחסרונות

למעונינים בפירוט ובמידע נוסף, להלן היתרונות והחסרונות של כל אחת מדרכי הגבייה כולל העלויות והזמן שנדרשים בכל אחת מהן.
 

צ'קים:

זוהי הדרך המסורתית והמיושנת שדורשת את הזמן הרב ביותר, נדרש טיפול פרטני של מספר דקות בודדות בכל לקוח: רישום הצ'ק (במקרה שהלקוח מביא צ'קים פתוחים מראש), הקלדת חשבונית מס/קבלה לכל לקוח והפקדת הצ'קים בבנק.
בסופו של דבר תהליך זה דורש מספר שעות כל חודש במשרדים קטנים ומעבר לכך במשרדים גדולים יותר.
חסרון נוסף הוא באחריות באחזקתם של צ'קים פתוחים של לקוחות במשרד (היו כבר תופעות של גניבת פנקסי צ'קים של לקוחות ממשרדים).
עלויות: בהתאם למספר השורות בחשבון הבנק ולהסדר של כל משרד עם הבנק שלו.
 

העברות בנקאיות/ הוראות קבע (סכום קבוע מצד הלקוח – לא לבלבל עם מס"ב):

דרך זו יותר יעילה מצ'קים כי נחסך זמן רישום הצ'ק והפקדתו, אבל עדיין נדרש זמן עבודה רב יחסית בטיפול פרטני בהקלדת חשבונית מס/קבלה לכל לקוח. כמו כן ההעברות והוראות הקבע מתבצעות במועדים שונים על ידי לקוחות שונים, מה שמצריך מעקב יומיומי אחר ביצוע בחשבון הבנק שלכם וטיפול בהתאם לצורך.
חסרון נוסף, נדרשת התערבות הלקוח במקרה של שינוי בסכומים בשל שינוי מחיר קבוע, שינוי מחיר חד פעמי, שינוי מע"מ וכו'
עלויות: בהתאם למספר השורות בחשבון הבנק ולהסדר של כל משרד עם הבנק שלו.
 

הרשאה לחיוב חשבון של מס"ב:

תהליך הגבייה השוטפת והפקת חשבוניות מס/קבלה מתקצר ממספר שעות למספר דקות, כל התהליך מבוצע בצורה מרוכזת בזמן קצר, להלן פירוט:
 

הקמה ראשונית:
הקמת קוד מוסד מול מס"ב והבנק שלכם, תהליך זה הוא תהליך קצר יחסית שאינו דורש יותר מדי זמן וכולל התקנת תוכנה של מס"ב באחד המחשבים במשרדכם.
כל לקוח נדרש להקים הרשאה עם קוד המוסד שלכם, תהליך זה הפך לפשוט וקצר מאד החל מ 2015 לאחר שכל הבנקים חויבו לאפשר הקמת הרשאה דרך חשבון הבנק באינטרנט, הלקוח מזין את קוד המוסד שלכם במס"ב (5 ספרות) ובאסמכתא את מספר העוסק מורשה שלו, מומלץ לא להגביל תקופה וסכום – תהליך זה דורש כדקה מהלקוח (עדיין קיימת האפשרות הוותיקה והמסורבלת יותר של החתמת הלקוח והבנק שלו על טופס – רוב הבנקים מוכנים לקבל טופס זה בפקס מהלקוח).
הערה: ניתן לבצע תהליך זה באופן הדרגתי, כל לקוח שמצטרף חוסך זמן, גם אם תצליחו לגבות מרוב הלקוחות באופן זה תחסכו הרבה זמן (יש משרדים שהגיעו ל 100% לקוחות בהוראת קבע).
מניסיון של משרדים רבים, רוב הלקוחות מסכימים לכך בלי בעיה (בסופו של דבר על מי הלקוח יסמוך אם לא על רואה החשבון/יועץ המס שלו, מה שגם שמתן פנקסי צ'קים פתוחים יותר מסוכן מהרשאה לחיוב חשבון).
ישנם מעט משרדים שבשלב כלשהו מסרבים לאפשר דרך תשלום אחרת, או לחילופין משכנעים את הלקוח להקים הרשאה על ידי הוספת דמי טיפול חודשיים עבור גבייה בצ'קים/העברה בנקאית.
בתוכנה יש להגדיר לכל לקוח את סכום שכר הטרחה הקבוע שלו.
בנוסף, יש גמישות מירבית: ניתן להגדיר חיובים משתנים, לפצל את הסכום למספר שורות, כגון: שוטף/שנתי, לפרוס תשלום למספר תשלומים, לגבות בתדירות חודשית/דו חודשית/רבעונית/כל 4 חודשים/חצי שנתית/שנתית.
 

בשוטף:
אין הרבה מה לעשות, בעיקר לטפל בשינויים מחודש קודם: שינוי בסכום קבוע ללקוח, לקוחות חדשים, לקוחות שעזבו.
תהליך הגבייה: לחיצה על מקש יצוא קובץ גבייה למס"ב, שידור הקובץ בתוכנת מס"ב, לחיצה על מקש הפקת חשבוניות מס/קבלה (ניתן גם להעביר תנועות יומן לתוכנות הנה"ח פופלריות).
במקרה של החזרות נדרש טיפול פרטני של זיכויים/גבייה חוזרת מספר ימים לאחר הגבייה הראשונית, בפועל מספר ההחזרות הוא אפסי עד זניח ותואם למספר החזרות שיש בגבייה על ידי צ'קים.
 

עלויות:
תוכנה ממס"ב – 500 ₪ חד פעמי (אין צורך בתשלום שרות למס"ב).
עמלות מול הבנק שלכם: הקמת הרשאה חד פעמית על ידי כל לקוח (גם בהחלפת חשבון בנק של הלקוח): 15 ₪, נכון לכתיבת מאמר זה: ישנם בנקים כמו בנק הפועלים שמזה שנים רבות מוותרים מראש על עמלה זו.
עמלת גבייה מכל לקוח: זו העמלה העיקרית, לרוב היא נעה בטווח של 1.5 עד 2 ₪ (לעיתים העמלה מוצגת בדולרים), ניתן להפחית עמלה זו באופן משמעותי בהתאם ליכולת המיקוח שלכם מול הבנק שלכם.
עמלת החזרה: כמו עמלת החזרת צ'ק בבנק שלכם – גם עמלה זו ניתנת למיקוח מול הבנק שלכם.
עלות המודול בתוכנה: בתוכנת לקוחות פלוס מודול זה ניתן ללא תוספת מחיר במסגרת המחיר הרגיל של התוכנה, ישנן תוכנות שגובות סכום נוסף למודול זה. 
 

גבייה מרוכזת דרך כרטיס אשראי:
 

תהליך הגבייה השוטפת והפקת חשבוניות מס/קבלה מתקצר ממספר שעות למספר דקות, כל התהליך מבוצע בצורה מרוכזת במספר דקות.
מבחינת היעילות והחיסכון בזמן דרך זו דומה לגבייה בהרשאה לחיוב חשבון של מס"ב, להלן פירוט ההבדלים:
 

הקמה ראשונית:
הקמת מספר ספק בחברה סולקת של כרטיסי אשראי כולל סגירת נושא העמלות (לפעמים נדרשים הסכמים עם מספר חברות סולקות אם ברצונכם לכבד את כל סוגי כרטיסי האשראי).
הזנת פרטי האשראי של הלקוח בתוכנה (נתונים אלו נשמרים במסד הנתונים באופן מוצפן).
 

בשוטף:
תהליך הגבייה קצר במעט (דקות בודדות) כי ניתן לדעת מיידית האם הגבייה מכובדת ולכן לא צריך לטפל בהחזרות, ובלחיצה על מקש הגבייה גם מופקות חשבונית מס/קבלה ללא צורך לבצע שידור גבייה בתוכנה חיצונית.
 

עלויות:
הקמת מסוף אשראי אינטרנטי של שב"א – מאות שקלים, לדוגמה: 290 ₪ חד פעמי
שרות חודשי למסוף אשראי אינטרנטי של שב"א – עשרות שקלים, לדוגמה: 88 ₪  לחודש
עמלת גבייה מכל לקוח לרוב זה נע בין 0.8% ל 1.2% מסכום העסקה.
 

השוואת עלויות בין מס"ב לאשראי:
בהקמה הראשונית המחירים דומים,
בשוטף: להלן דוגמה בגבייה מ 100 לקוחות במחיר ממוצע של 500 ₪ מלקוח,
במס"ב עמלת הגבייה היא קבועה ואינה קשורה לסכום, במקרה שהבנק שלכם יגבה מכם: 1.5 ₪ ללקוח תשלמו 150 ₪ לחודש לגבייה מ 100 לקוחות.
באשראי עמלת הגבייה היא אחוז מהסכום, ולכן גם אם תגיעו להסדר טוב של 1%, בדוגמה זו תשלמו לחברה הסולקת 5 ₪ לכל לקוח ו 500 ₪ לחודש לגבייה מ 100 לקוחות.
בנוסף באשראי יש תשלום קבוע של עשרות שקלים עבור המסוף, שהוא בדרך כלל תשלום יותר גבוה ממה שתשלמו לבנק שלכם כל חודש עבור הקמת הרשאות והחזרות של מס"ב.
 

בשורה התחתונה יש הבדל של מאות ₪ לחודש ואלפי ₪ בשנה לטובת מס"ב, והיות שאין הבדל מהותי בנוחות ובזמן הטיפול בגבייה, מרבית המשרדים בוחרים לגבות דרך מס"ב באופן מרוכז ולא דרך כרטיסי אשראי.

הערה: ישנם משרדים שממילא משתמשים בגבייה באשראי לצורך גבייה של שירותים כגון: לקוחות מזדמנים, במקרה זה הם לפעמים משלבים: מרוב הלקוחות גובים דרך מס"ב, ומכמות קטנה של לקוחות גובים בכרטיס אשראי במקרה והלקוח מעדיף גבייה באשראי.
 

סיכום:

במבחן עלות תועלת, אין ספק שהתועלת בחסכון בזמן בגבייה מרוכזת במס"ב או באשראי שווה את העלות לעומת גבייה בצ'קים/העברות בנקאיות וכו'.בדוגמה לעיל במס"ב: שווה לשלם 150 ₪ לחודש ולחסוך מספר שעות לא מבוטל של עבודה שיוקדשו לדברים חשובים יותר.

המאמר עודכן לאחרונה ב 28/10/20 ע"י ערן ברזילי מנכ"ל סופטג מערכות תוכנה בע"מ – תוכנת לקוחות פלוס